Rasman Rading: Pemusnahan Arsip Fisik dan Digitalisasi untuk Tingkatkan Efisiensi Pengelolaan Dokumen di Dispora Kaltim
Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) sedang fokus untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dengan mengimplementasikan digitalisasi dokumen dan memusnahkan arsip fisik yang sudah tidak relevan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menyatakan bahwa langkah ini diambil untuk mempercepat alur kerja dan meminimalisir risiko kehilangan dokumen penting. “Dengan digitalisasi, dokumen menjadi lebih mudah diakses, lebih aman, dan tentu saja mengurangi penumpukan arsip fisik yang sudah tidak diperlukan,” ujarnya.
Rasman menambahkan bahwa proses pemusnahan arsip fisik dilakukan dengan hati-hati, khususnya bagi arsip yang usianya sudah lebih dari 10 tahun dan sudah tidak memiliki nilai administratif yang signifikan. Namun, untuk menjaga legalitas dan kepentingan hukum, seluruh arsip penting tetap dipertahankan dalam bentuk digital.
“Pemusnahan arsip fisik memang perlu dilakukan, tetapi harus dengan pertimbangan matang. Arsip yang sudah lebih dari 10 tahun, jika sudah tidak diperlukan, memang lebih baik dimusnahkan. Namun, kami pastikan bahwa semua arsip yang diperlukan tetap disimpan secara digital,” jelas Rasman.
Langkah ini diharapkan dapat memperlancar pengelolaan arsip di Dispora Kaltim dan mempercepat akses terhadap data yang dibutuhkan, serta mendukung transparansi dan keamanan dalam pengelolaan informasi. Rasman juga menambahkan bahwa digitalisasi arsip bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga untuk memastikan bahwa dokumen penting tetap terjaga dengan baik untuk kepentingan masa depan.
