Dispora Kaltim Musnahkan Arsip Lama, Tekankan Pentingnya Digitalisasi Pengelolaan Data
Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur baru-baru ini memusnahkan sejumlah arsip fisik yang sudah tidak lagi diperlukan. Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip tersebut merupakan langkah penting dalam mengurangi beban penyimpanan dokumen di kantor.
“Pemusnahan arsip ini harus dilakukan karena jika terus menumpuk, akan menjadi beban bagi OPD. Kami perlu mengelola arsip dengan lebih efektif, sesuai dengan ketentuan yang ada,” ujar Rasman.
Namun, ia menegaskan bahwa pemusnahan arsip tidak berarti menghapus semua data. Arsip-arsip yang masih diperlukan akan diubah menjadi format digital untuk mempermudah akses dan penyimpanan.
Sebagian besar arsip yang dimusnahkan berasal dari periode 2005 hingga 2011, saat pengelolaan dokumen fisik lebih dominan. Rasman menjelaskan, “Kini, digitalisasi arsip harus diperkuat. Dengan digitalisasi, dokumen penting akan tetap aman dan bisa diakses kapan saja tanpa khawatir hilang.”
Ia juga menambahkan bahwa pemusnahan arsip dilakukan setelah melalui evaluasi yang cermat, memastikan bahwa dokumen yang dihancurkan sudah tidak relevan atau diperlukan lagi. “Dokumen yang dimusnahkan sudah tidak relevan dan hanya menambah beban jika disimpan, seperti data dari 2004 yang sudah tidak digunakan,” ungkapnya.
Melalui pemusnahan arsip ini, Dispora Kaltim bertujuan untuk memodernisasi sistem pengelolaan arsip, mengurangi penggunaan kertas, serta mempermudah akses data dengan mengandalkan digitalisasi. Rasman berharap langkah ini akan meningkatkan efisiensi administrasi dan memastikan dokumen-dokumen penting tetap tersimpan dengan baik dalam format digital.
